Editie Maart-April 2020

 Verslag Algemene ledenvergadering TCN

Datum vergadering: zaterdag 11 januari 2020 

Locatie: Café Restaurant De Engel, Burg, wallerweg 2, 3991 DM Houten

Aanvang: 19.30 uur

Agenda

• Opening
• Vaststellen agenda
• Mededelingen en ingekomen stukken 
• Samenstellen stemcommissie
• Vaststellen van het verslag van de ALV 2019 d.d. 12 januari 2019
• Financieel jaarverslag van de penningmeester over het boekjaar 2019
• Verslag kascontrolecommissie en vaststellen cijfers 2019
• Decharge van het bestuur
• Verslag ledenadministratie
• Voorstel contributie
• Toelichting begroting 2019 -2020
• Vaststellen begroting 2019-2020
• mutaties in het bestuur
• Voorstellen kandidaat bestuursleden- aansluitend stemming
• uitslag bestuursverkiezing
• Rondvraag
• Sluiting
• Aansluitend op de ALV (maar niet in het verslag opgenomen): 
• Uitslag TCN landmarkrally 2019
• Presentatie programma 2020
• Presentatie buitenlandweekend 2020

Opening

• Martin Visser opent de vergadering met een welkomstwoord. Er zijn 39 leden aanwezig die de presentatielijst hebben getekend.

Vaststellen agenda

•  De agenda wordt overgenomen zoals voorgesteld door het bestuur.

Mededellingen en ingekomen stukken

•  Er zijn geen ingekomen stukken.
• Een afmelding voor de ALV is ontvangen van Ad Mies, Theo van Uden,  Arvid Elstrodt , Arend Kamp, Sjoerd de Vries , Luc van de Cruys, Frank Smit , Arthur Meulenberg, Willen de Weert en Luc Theelen.
• Martin Visser laat weten hij er te laat achter is gekomen dat zijn termijn als bestuurslid na zijn laatste aanstelling. Ter plaatse stelt hij zich opnieuw kandidaat.

Samenstellen stemcommissie

Ton de Groot heeft aangegeven dat hij stopt als bestuurslid – activiteitencommissaris . Martin Visser is aan het eind van zijn termijn. Daarmee zijn er twee bestuursposten vacant. Omdat er buiten Martin Visser geen nieuwe kandidaten voor het bestuur zijn aangemeld wordt besloten om d continuering van het bestuurslidmaatschap van Martin Visser bij handopsteking in stemming te brengen en geen stemcommissie samen te stellen. vervolgens wordt de kandidaatstelling van Martin Visser in stemming gebracht en stemt de vergadering unaniem voor de hernieuwde aanstelling van Martin Visser als bestuurslid. 

Vastellen van het verslag van de ALV d.d. 12 januari 2019

Het verslag van de ALV van 12 januari 2019 wordt goedgekeurd en Jan van den Berg wordt met applaus bedankt voor het opstellen ervan.

Financieel jaarverslag van de penningmeester over het boekjaar 2019

• Mariska Roubos geeft een toelichting op het financiele jaarverslag 2019. Het is niet gelukt om het balanssaldo omlaag te brengen zoals tijdens de vorige ALV is voorgesteld. begroot was om €4500 in te teren op eigen vermogen, het resultaat is echter blijven steken op – €20
• Het eigen vermogen van de TCN staat per 01-01-2019 op € 15.973.
• Er volgt een discussie waarin wordt gesteld dat de gelden die uit de inschrijvingen voor het NTT zijn overgebleven teruggestort hadden kunnen worden naar de deelnemers , net zoals is gebeurd na het buitenlandweekend. Daar staat tegenover dat teruggave van relatief kleine bedragen een hoge administratieve last met zich meebrengen . Het voornemen wordt uitgesproken dat dit soort evenementen iets strakker wordt begroot waardoor er eerder een klein tekort dan een klein overschot ontstaat.
• Huib ijssennagger vraagt of in het volgende jaarverslag de kosten voor de motorbeurs apart vermeld kunnen worden.  Mariska geeft aan dat dat geen probleem is.

Verslag kascontrolecommissie en vaststellen cijfers 2019

• De kascontrolecommissie (KCC) bestond dit jaar uit Ad Mies en Eric  Goes. Helaas heeft Ad Mies  wegens persoonlijke omstandigheden of moeten haken. Het reservelid marien Janssen kon niet tijdig inspringen, zijn taak is overgenomen door brom van Alphen. De kascontrole is dus uiteindelijk gedaan voor bram en Eric.
• Bij monde van Bram van Alphen doet de  KCC verslag. Bram  geeft aan dat het doel van de KCC niet alleen is te controleren of de bedragen op papier goed kloppen maar ook te beoordelen of de handel en wandel op het financiele vlak juist is verlopen
• De KCC heeft geconstateerd dat het niet is gelukt om het eigen vermogen terug te dringen, hetgeen volgend de begroting 2019 wel had gemoeten. Tevens constateert de KCC dat dat het tweede jaar op rij is dat dit voornemen niet is gerealiseerd. de KCC beveelt daarom aan om nogmaals kritisch naar de begroting 2020 de kijken en deze waar mogelijk bij te stellen teneinde het eigen vermogen effectief terug te kunnen dringen. Het eigen vermogen moet dalen naar een bedrag van €10 per lid, wat neerkomt op een eigen vermogen 2020 van om nabij €6000.
• de KCC geeft aan dat  er teveel cash geld omgaat in de vereniging, bijvoorbeeld bij de verkoop van merchandise en drankmuntjes. Er zijn te weinig controlemogelijkheden om deze gelstroom goed te kunnen volgen. Ook de overdracht van cash geld is niet goed geregeld en zorgt voor een dubbele rol bij betrokkenen ( zij controleren zichzelf). De KCC adviseert om cash geld zoveel mogelijk te vermijden.
• De KCC constateert dat de administratie weliswaar tot op de cent klopt, maar dat de administratie (welke nu in excel plaatsvindt ) niet voldoet aan de wettelijke eisen. Het advies van de KCC is om de boekhouding in Conscribo te gaan doen. Conscribo is het softwarepakket waarin de ledenadministratie wordt gevoerd. Bram van Alphen en Jan van den Berg zijn bereid hierbij hulp te bieden, Mariska Roubos gaat dit verder onderzoeken.
• naar aanleiding van de aanbevelingen van de KCC volgt een korte gedachtewisseling over mogelijke oplossingen :
• peter Kempen stelt voor om de contributie omlaag te brengen. Dit voorstel wordt afgewezen met als argumentatie dat het dan waarschijnlijk later weer omhoog moet gaan en dat het geen voordeel oplevert voor de huidige leden die het vermogen hebben aangedragen.

Joris van Baars geeft aan dat er vanaf komende motorbeurs de mogelijkheid aanwezig is om voortaan betalingen via PIN te accepteren. TCN heeft daarvoor een PIN-apparaat van iZettle aangeschaft. Dezelfde betaalmogelijkheid kan worden gebruikt bij TCN-evenementen voor de aanschaf van drankmunten en/of merchandise. Hiervoor zal de cash geldstroom verminderen.

Decharge van het bestuur

• De KCC adviseert de aanwezige leden  om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiele beleid en de jaarrekening, maar tekent daarbij aan dat terdege rekening gehouden moet worden met de aanbevelingen die de KCC heeft gedaan.
• De aanwezige leden stemmen unaniem in met het verleende advies en stemmen voor het verlenen van decharge.
• Voor Ad Mies was dit het laatste jaar in de kascontrolecommissie, hij wordt opgevolgd door Marien Janssen
• Olaf Mourits stelt zich beschikbaar als reservelid van de KCC.
• Bram en Eric worden met een applaus bedankt voor hun werkzaamheden voor de KCC!

Verslag ledenadministratie

• Jan de Berg doet verslag van de ledenadministratie
• Per 10 januari 2020 staan  er 637 leden ingeschreven :
• 1 erelid
• 3 leden van verdienste
• 633 normale leden, waarvan 11 partnerleden
• In 2019 hebben we 100 nieuwe aanmeldingen gekregen
• In de eerste week van 2020 hebben we 20 aanmeldingen gekregen
• In 2019 hebben er 73 leden opgezegd
• een aantal leden zijn geroyeerd omdat zij de contributie niet betaald hebben
• De nieuw aangemelde leden rijden op dit type motor:
• 62% Transalp
• 16% Africa Twin
• 21% Varadero
• 1% Dominator
• Het ledental is redelijk stabiel over de laatste jaren 
• Op de website is de tekst aangepast zodat het voor leden die willen opzeggen duidelijk is wat de procedure daarvoor is.
• Jan van den Berg wordt met een applaus bedankt voor zijn werk voor de ledenadmistratie!

Voorstel contributie

Het bestuur stelt voor de contributie voor 2020 ongewijzigd te laten:

• €25,00 per jaar bij automatische incasso
• €27,50 per jaar bij  betaling via acceptgiro of internetbankieren
• Het inschrijfgeld voor nieuwe leden is €5,00
• Partnerleden krijgen 50% korting op de contributie ( niet op het inschrijfgeld)
• het lidmaatschapsjaar  loopt van 01-01 t/m 31-12
• Inschrijvingen ná 31-05 betalen in het eerste jaar 50% van de contributie
• Opzeggingen voor het nieuwe jaar moeten binnen zijn voor 1 december van het lopende jaar
• De ALV is akkoord met het voorstel van het bestuur aangaande de contributie 2020.

Toelichting begroting 2019-2020

• Er is voor het komende jaar opnieuw een verlies begroot zodat we interen op het eigen vermogen.
• Het begrootte verlies tot 31 oktober 2020 is €5000.
• Voor de periode 01-11-2020 t/m 31-12-2020 is een verlies van €2560 begroot.
• Het eigen vermogen loopt in 2020 terug van €15.974 naar €8014
• Er is een extra bedrag van €1500 voor de beursstand in de begroting opgenomen zodat we de aankleding ervan kunnen vernieuwen.
• Er is een extra bedrag van €500 in de begroting opgenomen voor het NTT
• Er volgt een gedachtewisseling over de begroting:
• Martin Visser stelt voor om nog eens 1000 Extra uit te trekken voor de verbetering van de beursstand. Dit voorstel wordt afgekeurd met als argument dat je eerst een plan moet hebben waar dat geld dan voor nodig is, en je op basis van het plan wel/geen geld kan toekennen.
• Er komt een voorstel om de post voor het buitenlandweekend op te hogen. Dit voorstel wordt afgekeurd met de argumentatie dat het buitendlandweekend een  beperkte inschrijving heeft en daarmee dus niet toegankelijk is voor alle leden van de TCN. Als kanttekening wordt hierbij gezet dat afgelopen jaar alle mensen op de reservelijst alsnog mee konden en aanbod en vraag dus perfect op elkaar afgestemd waren.
• Er wordt voorgesteld om een extra bedrag van €1000 uit te trekken voor het NTT. Dit voorstel wordt in stemming gebracht en goedgekeurd door de ALV. De stemmingsuitslag was 36 stemmen voor, 1 onthouding en 1 tegenstem.
• Bram van Alphen geeft aan dat je, je als bestuur aan de begroting dient te houden en dat je niet gaandeweg het jaar bedragen maar naar goeddunken kunt aanpassen.
• Dave Gout stelt voor om niet nu de hele begroting even aan te passen, maar daarvoor een  goed plan te maken wat in de begroting van 2021 uitgewerkt kan worden.
• er wordt voorgesteld een commissie in te stellen die gaat adviseren over de begroting 2021 en daarvoor met plannen gaat komen. Dit voorstel wordt amarmd, de volgende leden hebben zich voor deze commissie aangemeld:
• Bram van Alphen
• Dave Gout
• Jeroen Lobé
• Gert van Egmond
• Joris van Baars

Vastellen begroting 2019-2020

• De goedkeuring van de voorgestelde begroting-waarin meegenomen de besproken wijziging van het bedrag voor het NTT-wordt in stemming gebracht.
• Behoudens een onthouding keurt de ALV de voorgestelde begroting goed.

Mutaties in het bestuur/Stemming/Uitslag bestuursverkiezing

• Aangezien zich geen kandidaten hebben gemeld voor de openvallende bestuursposten buiten Martin Visser is volstaan met een stemming bij handopsteking. De vergadering heeft unaniem gestemd voor de verlening van de termijn van Martin Visser.

Rondvraag

• Geert-Jan de Zwart geeft aan dat het niet altijd goed gaat met de rechten op het ledenforum. Hij kan hiervoor een mail sturen naar forum@transalpclub.nl.
• Men vraagt zich af of er nog informatie beschikbaar, zodra deze komt wordt het gepubliceerd op het forum en in de Transalper.

Sluiting

• Martin Visser sluit de vergadering en zet nog een aantal personen met een klein geschenk in het zonnetje:
• jan van den Berg wordt bedankt voor 5 jaar bestuurslidmaatschap (2013-2018)!
• Olaf Mourits wordt bedankt voor 5jaar bestuurslidmaatschap (2017-2018)!
• Sandro Janke wordt -bij afwezigheid- bedankt voor 3 jaar bestuurslidmaatschap (2015-2018)!
• Ton de Groot wordt bedankt voor 3 jaar bestuurslidmaatschap (2016-2019)!
• Rob Geelen ,Huib Ijssennagger en Jeroen Lobé worden bedankt voor hun werk als forummoderators!
• Brams van Alphen en Edit van Egmond worden bedankt voor hun werk als redactie van de Transalper!